Post by ujjal02 on Nov 11, 2024 0:01:48 GMT -6
Mendèv elwaye yo ofri anpil avantaj pou ekonomize pri pou ti biznis ki gen ekip k ap grandi. Sepandan, travay aleka ka kreye defi si biznis ou depann sou pataje dokiman. Jere dosye pou ekip aleka vle di asire yon sistèm ki an sekirite, senplifye ki pèmèt travayè yo kolabore, jwenn aksè ak modifye dokiman pandan y ap rete konfòme ak ajil. Jesyon dosye pou ekip aleka yo ka fasil ak yon sistèm jesyon dosye ak dokiman .
Ki sa ki Jesyon Dosye?
Jesyon dosye se pwosesis efikas yo itilize nan kreyasyon, depo, resi, antretyen, pataje, itilizasyon chak jou, ak destriksyon dosye yo. Li itilize pwosesis pou pran epi kenbe enfòmasyon biznis ki gen rapò ak aktivite chak jou, pwojè, ak tranzaksyon atravè tout antrepriz la.
Ki defi komen nan Jesyon Dosye Adistans?
Ou gen anpil chans fè fas a plizyè defi komen nan jesyon dosye, tankou:
Redwi pwodiktivite : Lè ekip ou a ap travay nan plizyè kote, li enposib jwenn Done Telegram aksè nan dosye epi kenbe presizyon san yon sant santral pou dosye ou yo ak dokiman yo. Eseye fè travay debaz yo san aksè a dokiman obligatwa mennen nan echanj imel long ak apèl nan telefòn yo swiv enfòmasyon. Sa a kontinyèlman deranje workflows ak kenbe pwogrè pwojè.
Mank kolaborasyon : Kolaborasyon an tan reyèl mande pou travayè yo jwenn aksè nan dokiman an menm tan. Pwodiktivite deranje si travayè aleka yo gen pwòp vèsyon yo oswa yo pa travay nan yon sistèm santral. Sa a ka mande pou kontinyèl reyinyon vityèl asire tout moun konnen ki moun ki ap fè sa.
Risk sekirite done : Travay nan divès kote ogmante risk pou vyolasyon done ak aksè san otorizasyon. Sa ka mennen nan pwoblèm konfòmite ak yon risk ogmante pou itilizatè san otorizasyon jwenn aksè nan enfòmasyon sansib.
Flux travay dokiman ki pa efikas : Flux travay dokiman yo koupe, epi etap yo rate lè manm ekip yo travay nan diferan kote. San yo pa yon sistèm ki pèmèt moun yo kreye, revize, ak apwouve dokiman, sipèvizyon rive, ak travay yo neglije. Sa ogmante risk erè.
Aksè enkonsistan : Ekip adistans yo souvan bezwen aksè a dokiman ak dosye sou wout la. Si yo pa ka sèvi ak aparèy mobil yo, sa afekte efikasite workflow epi kenbe pwojè ak pwosesis ekip yo lè yo bezwen revizyon oswa apwobasyon.
Kontwòl vèsyon ki pa konsistan : Vèsyon miltip sove nan plizyè kote mennen nan konfizyon, erè, ak inefikasite. Li lakòz tou erè lè moun ap itilize enfòmasyon demode.
Dokiman sou papye ki lou : Si yo estoke dosye papye nan biwo prensipal ou a, travayè elwaye yo se yon dezavantaj. Kòm yon rezilta, yo ka bezwen yon moun nan biwo a pou eskane ak pataje dokiman, retire yo nan travay debaz yo.
Pwoblèm konfòmite yo : Konsèvasyon dosye egzat ak règleman endistri yo ka difisil ak mendèv aleka. Sa ka mennen nan pwoblèm konfòmite lè dosye yo pa byen konsève.
Pwoblèm Responsablite : Lè w ap jere yon ekip aleka, swiv enfòmasyon ak konpreyansyon ki kote pwoblèm ak erè rive ka konplèks.
Ki jan yon sistèm jesyon dokiman efikas genyen batay defi adistans
Yon sistèm jesyon dokiman (DMS) se yon solisyon ki ede simonte defi aleka. Yon DMS pral:
Fasilite pwodiktivite : Yon DMS bay depo santralize pou òganize epi fasilman rekipere dokiman yo. Travayè adistans pataje menm sous la, ekonomize tan, amelyore presizyon, epi pèmèt yo fè travay san imèl ki pran tan. Anplis, si yon moun ale oswa kite konpayi an, dosye yo disponib ak klike sou yon sourit.
Swiv zouti kolaborasyon : jesyon dokiman santralize amelyore kominikasyon ak travay ann ekip, sa ki pèmèt ekip yo kolabore san efò. Sistèm nan swiv chanjman yo epi li pral pèmèt kolaboratè yo kite kòmantè ki voye notifikasyon bay moun ki enplike yo. Ou ka elimine nesesite pou imèl ak reyinyon vityèl ki pran tan. Apwobasyon/revizyon yo tou otomatize ak kapasite routage prereglaj.
Amelyore sekirite : Jesyon dosye lè l sèvi avèk yon sistèm jesyon dokiman diminye risk pou vyolasyon done yo. Li itilize tou otorizasyon ki baze sou wòl pou asire sèlman moun ki gen pèmisyon ka jwenn aksè nan done yo. Kontwòl aksè ak chifreman avanse travay ansanm pou kreye yon sistèm an sekirite pandan y ap fè aksè fasil pou itilizatè otorize yo.
Ki sa ki Jesyon Dosye?
Jesyon dosye se pwosesis efikas yo itilize nan kreyasyon, depo, resi, antretyen, pataje, itilizasyon chak jou, ak destriksyon dosye yo. Li itilize pwosesis pou pran epi kenbe enfòmasyon biznis ki gen rapò ak aktivite chak jou, pwojè, ak tranzaksyon atravè tout antrepriz la.
Ki defi komen nan Jesyon Dosye Adistans?
Ou gen anpil chans fè fas a plizyè defi komen nan jesyon dosye, tankou:
Redwi pwodiktivite : Lè ekip ou a ap travay nan plizyè kote, li enposib jwenn Done Telegram aksè nan dosye epi kenbe presizyon san yon sant santral pou dosye ou yo ak dokiman yo. Eseye fè travay debaz yo san aksè a dokiman obligatwa mennen nan echanj imel long ak apèl nan telefòn yo swiv enfòmasyon. Sa a kontinyèlman deranje workflows ak kenbe pwogrè pwojè.
Mank kolaborasyon : Kolaborasyon an tan reyèl mande pou travayè yo jwenn aksè nan dokiman an menm tan. Pwodiktivite deranje si travayè aleka yo gen pwòp vèsyon yo oswa yo pa travay nan yon sistèm santral. Sa a ka mande pou kontinyèl reyinyon vityèl asire tout moun konnen ki moun ki ap fè sa.
Risk sekirite done : Travay nan divès kote ogmante risk pou vyolasyon done ak aksè san otorizasyon. Sa ka mennen nan pwoblèm konfòmite ak yon risk ogmante pou itilizatè san otorizasyon jwenn aksè nan enfòmasyon sansib.
Flux travay dokiman ki pa efikas : Flux travay dokiman yo koupe, epi etap yo rate lè manm ekip yo travay nan diferan kote. San yo pa yon sistèm ki pèmèt moun yo kreye, revize, ak apwouve dokiman, sipèvizyon rive, ak travay yo neglije. Sa ogmante risk erè.
Aksè enkonsistan : Ekip adistans yo souvan bezwen aksè a dokiman ak dosye sou wout la. Si yo pa ka sèvi ak aparèy mobil yo, sa afekte efikasite workflow epi kenbe pwojè ak pwosesis ekip yo lè yo bezwen revizyon oswa apwobasyon.
Kontwòl vèsyon ki pa konsistan : Vèsyon miltip sove nan plizyè kote mennen nan konfizyon, erè, ak inefikasite. Li lakòz tou erè lè moun ap itilize enfòmasyon demode.
Dokiman sou papye ki lou : Si yo estoke dosye papye nan biwo prensipal ou a, travayè elwaye yo se yon dezavantaj. Kòm yon rezilta, yo ka bezwen yon moun nan biwo a pou eskane ak pataje dokiman, retire yo nan travay debaz yo.
Pwoblèm konfòmite yo : Konsèvasyon dosye egzat ak règleman endistri yo ka difisil ak mendèv aleka. Sa ka mennen nan pwoblèm konfòmite lè dosye yo pa byen konsève.
Pwoblèm Responsablite : Lè w ap jere yon ekip aleka, swiv enfòmasyon ak konpreyansyon ki kote pwoblèm ak erè rive ka konplèks.
Ki jan yon sistèm jesyon dokiman efikas genyen batay defi adistans
Yon sistèm jesyon dokiman (DMS) se yon solisyon ki ede simonte defi aleka. Yon DMS pral:
Fasilite pwodiktivite : Yon DMS bay depo santralize pou òganize epi fasilman rekipere dokiman yo. Travayè adistans pataje menm sous la, ekonomize tan, amelyore presizyon, epi pèmèt yo fè travay san imèl ki pran tan. Anplis, si yon moun ale oswa kite konpayi an, dosye yo disponib ak klike sou yon sourit.
Swiv zouti kolaborasyon : jesyon dokiman santralize amelyore kominikasyon ak travay ann ekip, sa ki pèmèt ekip yo kolabore san efò. Sistèm nan swiv chanjman yo epi li pral pèmèt kolaboratè yo kite kòmantè ki voye notifikasyon bay moun ki enplike yo. Ou ka elimine nesesite pou imèl ak reyinyon vityèl ki pran tan. Apwobasyon/revizyon yo tou otomatize ak kapasite routage prereglaj.
Amelyore sekirite : Jesyon dosye lè l sèvi avèk yon sistèm jesyon dokiman diminye risk pou vyolasyon done yo. Li itilize tou otorizasyon ki baze sou wòl pou asire sèlman moun ki gen pèmisyon ka jwenn aksè nan done yo. Kontwòl aksè ak chifreman avanse travay ansanm pou kreye yon sistèm an sekirite pandan y ap fè aksè fasil pou itilizatè otorize yo.